BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet
I Naturstyrelsens direktionssekretariat søger vi en ny kollega, der er struktureret, kan lide at have mange bolde i luften, og er sikker på hånden, når det gælder journalisering, kvalitetssikring og digitale sagsgange. Er det dig, så ser vi frem til at læse din ansøgning.
Om stillingen
Som kontorassistent/-fuldmægtig i direktionssekretariat skal du primært arbejde med visitering af postkasser og journalisering. Du vil endvidere få en nøglerolle i at styrke vores journalområde, herunder sikre smidige og grundige processer omkring vores kvalitetssikring.
Du vil også sammen med kolleger varetage opgaver i Naturstyrelsen reception. Det vil sige forskellige administrative og udadrettede opgaver, som for eksempel modtagelse af gæster i huset.
Du kan forvente, at visitation og journalopgaver vil fylde cirka 2/3 del af dit arbejde.
Mere specifikt vil dine opgaver blandt andet være følgende:
- Oprettelse af sager i journalsystemet Public 360.
- Visitering af henvendelser, der modtages i Naturstyrelsens hovedpostkasse.
- Tovholder på dele af Naturstyrelsens kvalitetssikring af journalområdet.
- Vejledning af kolleger i brugen af journalsystemet og oplæring af nye medarbejdere.
- Periodisering og aflevering til Rigsarkivet.
- Modtagelse af gæster og post.
Direktionssekretariatet er en del af Sekretariatet, som har 38 medarbejdere. Ud over Direktionssekretariatet består Sekretariatet af HR, Jura samt Kommunikation og Presse.
Som vores nye kollega i direktionssekretariatet får du god mulighed for at udvikle dine kompetencer og arbejde med mange spændende opgaver. I Naturstyrelsen har vi en uformel omgangstone og højt til loftet, og du kan få et stort ansvar for egne ansvarsområder. Kollegialt er der en god stemning, og vi prioriterer et godt arbejdsmiljø med plads til alle.
Vi forventer, at du
- Har en relevant uddannelse for eksempel som administrations-/kontoruddannelse eller administrationsbachelor.
- Er struktureret og grundig i din opgaveløsning.
- Har erfaring med journalisering og journalsystemer gerne på superbruger niveau. I Naturstyrelsen bruger vi Public 360.
- Trives med både rutinemæssige og mere udviklingsorienterede opgaver.
- Formulerer dig godt, såvel skriftligt som mundtligt.
- Er serviceminded og har fokus på at understøtte dine kollegaer i Naturstyrelsen.
- Tager ansvar for opgaveløsningen.
Løn- og ansættelsesvilkår er i henhold til den til enhver tid gældende Fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer – Det Statslige Område samt tilhørende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere (HK).
Ansættelsesområdet er Miljøministeriet med tilhørende institutioner. Tjenestestedet er Naturstyrelsen, Førstballevej 2, 7183 Randbøl.
Af hensyn til samarbejdet med kolleger, vil der være enkelte arbejdsdage i Kystdirektoratet i Lemvig og på Naturstyrelsens lokale enheder.
Det forventes, at du har kørekort til personbil. Tjenestebiler stilles til rådighed.
Yderligere oplysninger
Yderligere oplysninger om stillingen kan fås ved kontakt til konstitueret teamleder Allan Brix Oster på telefon 20 23 54 97 eller konstitueret kontorchef Christian Flaskager på telefon 27 57 14 99.
Du kan læse mere om at være medarbejder i Naturstyrelsen på https://naturstyrelsen.dk/om-os/job-og-uddannelse/.
Sådan søger du stillingen
Du søger stillingen ved at sende din ansøgning med CV og eksamensbevis senest den 14. november 2023.
Samtaler forventes gennemført den 20 november. Der kan indgår case-opgave i forbindelse med samtalen.
Tiltrædelse er snarest muligt.
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Vejle Kommune
-Virksomheden tilbyder:
Fastansættelse: fuldtid
-Arbejdsgiver:
Naturstyrelsen, C/O Gjøddinggård Førstballevej , 7183 Randbøl
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 14-11-2023; - ansøgningsfristen er overskredet
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5933899